Samlande IT-stöd ger invånare och medarbetare en enklare och mer effektiv vardag

Kommunal verksamhet präglas ofta av en vildvuxen flora av olika IT-system och applikationer som inte kommunicerar med varandra. Informationen finns där men är utspridd och otillräcklig samtidigt som arbetsprocesserna kan dra betydligt mer nytta av de möjligheter som en ökad digitalisering ger.

 

I Lomma kommun har man förstått fördelarna med att skapa väl sammanhållna informationsflöden och ett stöd för processapplikationer som är gemensamt för hela kommunen. Nomineringen till utmärkelsen Sveriges digitaliseringskommun är också ett kvitto på att Lomma befinner sig i framkant av utvecklingen där samlad, tillgänglig information blir en viktig tillgång för medborgare och medarbetare.

 

Patrik Flensburg

– I många kommunala verksamheter är det en stor utmaning att skapa digitala medborgartjänster som också blir använda. De bakomliggande systemen är talrika och ofta väldigt olika varandra. Det gällde också för oss i Lomma – men genom ett nära samarbete med Pulsen har vi kunnat integrera information och matcha våra processer med ett effektivt IT-stöd. En satsning som fått stor framgång och gett tydlig nytta i vardagen, säger Patrik Flensburg, servicechef, Lomma kommun.

All information på ett ställe – enkelt och praktiskt

I dag har vi vant oss vid att exempelvis banker, resebyråer, försäkringskassan och e-handelssajter erbjuder digitala tjänster där relevant information, historiska händelser och pågående ärenden är lätta att överblicka och anpassade för den enskilda besökaren. Lomma kommuns lösning har på det sättet många likheter med de e-tjänster vi redan vant oss vid att använda. Systemet kommer ihåg uppgifter, samlar information och uppdaterar varje medborgares ärenden på ett ställe, oavsett om de inkommit via e-tjänster, kommunens hemsida, telefon eller besök. På samma sätt kan också kommunens medarbetare, som har dialogen med invånarna, enkelt och snabbt få en samlad bild av medborgarens engagemang och ärenden.

 

– Med hjälp av Pulsens tjänstekoncept Mina Engagemang, som vi i Lomma kallar för Mina kommunkontakter, samlar vi sedan ett par år information från ett tiotal av kommunens IT-system i en så kallad engagemangslösning. Här kan invånarna via webben både lämna information och få en snabb överblick över allt från felanmälningar och fakturor till bygglovsansökningar och barnens vaccinationsprogram. Informationen finns där och är alltid uppdaterad och tillgänglig, kommenterar Patrik Flensburg.

Kvalitetssäkrade processer, kortare ledtider och lägre kostnader

Förutom att ge en betydligt högre grad av medborgarservice innebär införandet av Mina kommunkontakter att kommunen kunnat effektivisera det egna arbetet.

 

– Vi kan i dag skapa och införa nya e-tjänster relativt enkelt utan att det innebär ett större arbete eller högre kostnader. Kommunen kan på så vis hantera förändringar och möta behovet av nya tjänster och funktioner på ett helt annat sätt än tidigare. Med integrerad information och sammanhållna flöden eliminerar vi också risken för att ärenden ska falla mellan stolarna samtidigt som arbetet kan fördelas rationellt. Spårbarheten är också mycket god, menar Patrik Flensburg.

 

Den positiva kedja av effekter som det nya arbetssättet har fört med sig beskriver Patrik Flensburg så här:

 

– Med hjälp av processkartläggning och införandet av molntjänsten Barium ser vi också till att verksamhetens processer matchas och blir körbara i ett effektivt IT-system. Det har i sin tur lett till att vi kan släppa in entreprenörer och utförare i vårt kundcenter. Ytterligare en positiv effekt är därför de betydligt kortare ledtiderna för att hantera felanmälningar, synpunkter och annan kommunal service.

 

– Den här lösningen innebär också att vi kunnat minska antalet system och underhållet av de vi behållit. Något som sparat kostnader. Minskad belastning på vår manuella kundtjänst och lägre portokostnader är andra exempel på effektiviseringar och besparingar, konstaterar han.

Kartlägga och integrera – grunden för att lyckas

För att hantera en brokig IT-miljö med olika systemleverantörer som alla har olika kunskap och IT-mognad gjorde man innan införandet av Mina kommunkontakter en gedigen kartläggning av system och processer.

 

– Pulsen har tillfört det här projektet hög kompetens och erfarenhet – både när det gäller processkartläggningen och de integrationer som gjorts. Det är ett komplext arbete som kräver att man vet vad man gör och där Pulsen visat sig vara en riktigt vass partner. Som vi uppfattar det är den engagemangslösning som införts unik i Sverige. Den har sannolikt också bidragit till att vi nu är nominerade till priset som årets digitaliseringskommun, avslutar Patrik Flensburg.

 

– Arbetet med Lomma kommun är väldigt inspirerande och ett tydligt exempel på hur innovation och en framåtblickande kommunledning gör det möjligt att ta vara på den potential som en ökad digitalisering medför. Att vara en digitaliseringskommun förutsätter ett tydligt och målinriktat arbete med både struktur och nytta. Här känns det väldigt roligt att Lommas satsning resulterat i en nominering till årets utmärkelse, säger Dick Orrmyr, Affärsområdeschef, Business Performance & Integration på Pulsen Integration.

Arbete som uppmärksammas – digitalisering i demokratins tjänst

Utmärkelsen Sveriges digitaliseringskommun delas ut på Kvalitetsmässan i november. Vinner gör den kommun som har lyckats bäst med att använda digitaliseringens möjligheter för att utveckla verksamheterna, demokratin och kommunen som helhet.

 

Lomma kommuns integrationslösning består av:

  • Pulsens engagemangslösning ”Mina kommunkontakter” (i samverkan med andra kommuner)
  • Connections - Pulsens kommunsamverkan kring Muleintegrationer till över 120 olika system
  • Performance - Pulsens kommunsamverkan kring Barium Live, där Lomma delar över 10 körbara processapplikationer och många fler kartlagda processer
  • Jukebox - Pulsens kommunsamverkan kring Mina eTjänster, med långt över 100 delade e-tjänster
  • Barium för processkartläggning
  • Barium för kontaktcenter, handläggning av e-tjänster, felanmälan, synpunktshantering och ytterligare ett flertal körbara processapplikationer

Kommunens ramverk för digitalisering av kundservice och ärendehantering

Vill du veta mer om lösningarna i Lomma kommun?

 

Kontakta gärna Dick Orrmyr på dick.orrmyr@pulsen.se eller telefon 031-709 82 49.

 

Du kan även fylla i formuläret nedan så hör vi av oss.






Captcha *
Dela gärna
Dela på Facebook Dela på Twitter Dela på LinkedIn Skicka detta via e-post