Effektivare medarbetare med hjälp av HR processer i molnet

I mars 2016 enades regeringen och SKL om en vision där Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter. Falkenbergs kommun är en av de kommuner som antog utmaningen och ligger just nu i framkant gällande digitalisering inom HR.

 

- Kommunen eftersträvar hållbara lösningar och automatiseringar som frigör resurser där de bäst behövs i kommunen. Men den övergripande utmaningen handlar inte om nya lösningar eller system. Den handlar om att öka verksamheternas förståelse för vad digitalisering innebär, för det är i verksamheternas processer den verkliga digitaliseringen sker, säger Angela Gardelin, Verksamhetsutvecklare digitalisering i Falkenbergs kommun.

Evita tar form

Falkenbergs digitaliseringsresa kring HR-processer startade 2015 med att Socialförvaltningen i kommunen behövde en ny blankett för registrering av nya användare. En utmaning som de flesta verksamheter har.

 

Angela har skapat en organisation kring digitalisering, rätt personer med rätt kompetens, samtidigt var det viktigt att alla skulle känna delaktighet och att det var ett projekt som de drev tillsammans.

 

- Att ha personalavdelningen samt verksamheten med sig från början var en självklarhet, fortsätter Angela. Arbetsnamnet blir latinska Evita som betyder livet. Livet som användare.

Skynda långsamt, ha tålamod

Vikten av att göra det ordentligt från början krävde tålamod och konsten att skynda långsamt, att börja från botten och bygga uppåt var en viktig faktor.

 

- Vi började att skissa och rita processer i Barium tillsammans med Pulsen. Små hinder blev processer. Användarhanteringen delades upp i två processer, ny användare och avslut av användare. Vi gick igenom alla kommunens förvaltningar, berättar Angela.

 

Bättre säkerhet och kontroll

Digitalisering och automatisering handlar inte bara om att effektivisera för att minska antalet timmar per ärende, det handlar även om att skapa bättre säkerhet och kontroll.

 

- Med e-tjänsten Evita finns det inbyggda checklistor vilket medför att man inte kan missa eller glömma något, det är en trygghet, det samma gäller med personuppgifterna som används att de kontrolleras mot Skatteverket så även denna data är korrekt. När den nya dataskyddslagen GDPR träder i kraft i maj 2018 blir det ännu viktigare att vi med säkerhet kan säga att en invånare är den den är, samt att personuppgifter hanteras säkert och med kvalitet i dataregister, fortsätter Angela Gardelin.

 

- Att en nyanställning går snabbare och blivit mer effektiv är mycket positivt både för de som arbetar med rekrytering som de som är nyanställda. Det blir ett gott första intryck. Likväl har kontrollen på när en användare slutar blivit mer säkerställd, vilket tidigare varit en stor säkerhetsrisk då många användare legat kvar under en längre period. Detta är en åtgärd som varit mycket välkommen, avslutar Angela.

Digital skolstart

Sedan tidigare finns det en e-tjänst för skolstart, som hela grundskolan och gymnasieskolan använder inför varje skol- och läsårsstart. Istället för att fylla i 10 pappersblanketter kan man bl.a. lämna in anhöriguppgifter och samtycken, ansöka om modersmål samt anmäla specialkost mm. Nästa steg som utvecklas nu är en förskolestartstjänst, att redan vid inskolning på förskolan kunna lämna in alla viktiga uppgifter digitalt. Dessa uppgifter hanteras automtiskt med integrationer till Procapita och Unikum, från Abou med Mule som integrationsmotor. Detta ger en avgörande effektiviseringen internt, då har vi digitaliserat hela processen från kund till verksamhet.

Framgångsreceptet för Falkenbergs kommun

  • Skynda långsamt, ha tålamod, börja från grunden
  • Arbeta tillsammans med verksamheten i förändringsarbetet
  • Ha en projektgrupp med rätt kompetenser

Största effekterna för Falkenberg av projektet

  • Sparar väldigt mycket tid så att resurser kan frigöras
  • Kvalitetssäker data i alla system
  • Tydlighet, alla anställda vet vad de skall göra, då de inbyggda checklistorna visar vägen.

Falkenbergs kommuns integrationslösning består av:

  • Connections Pulsens kommunsamverkan kring Muleintegrationer till över 120 olika system
  • Performance Pulsens kommunsamverkan kring Barium Live, där Falkenberg delar över 10 körbara processapplikationer och många fler kartlagda processer

Angela Gardelin

Arbetar som: Verksamhetsutvecklare digitalisering i Falkenbergs kommun

 

Bästa med Falkenberg: En kommun där det finns stort utrymme för nya idéer och kreativitet. Engagerad med frihet under ansvar, samt Angelas hemmakommun.

 

Drömprojekt: Att skapa en digital tråd igenom en hel process från början till slut. Att skapa en heltäckande ”Skolstartstjänst” vore drömmen att gå från ide till verklighet.

 

Vill du veta mer om denna lösningen?

Använd gärna formuläret för att kontakta oss, så pratar vi mer om dina behov kring lösningar.




Dela gärna
Dela på Facebook Dela på Twitter Dela på LinkedIn Skicka detta via e-post